【事例紹介】ビジネスライティング研修 ― AI時代だからこそ求められる「伝える力」と「判断力」 ―

研修実施の背景

近年、新入社員研修において、
「ビジネス文書・ビジネスメールの書き方を扱ってほしい」というご相談が増えています。

一昔前までは、

・電話応対を重点的に練習したい
・取り次ぎ対応を学ばせたい

といったご要望が多く見られました。

しかし現在は、個人携帯電話を貸与する企業も増え、
新人のうちは電話に出る機会自体が少ない、あるいは電話の取り次ぎ文化そのものが存在しない企業も増えています。

その一方で、現場から増えているのが、
「若手社員の文章力」に関する課題です。

学生時代は、LINEやSNSのDMなど、チャット形式でのコミュニケーションが中心となっており、
ショート動画や写真を用いたやり取りも一般化しています。

そのため、そもそも“文章を書く機会”自体が以前より減少していると考えられます。

実際に業務でメールや文書を作成させると、

・件名が適切でない
・敬語や言い回しに違和感がある
・一文が長く、要点が分かりづらい

といった課題が見られるケースも少なくありません。

AI時代だからこそ必要な「判断する力」

現在では、生成AIを活用して文章を作成することも容易になっています。

そのため、「AIを使えば文章は作れるのではないか」という考え方もあります。

しかし実際のビジネス現場では、

・相手との関係性に適した表現になっているか
・失礼な言い回しになっていないか
・自社のルールや文化に合っているか

といった点まで含めて判断する必要があります。

つまり、AIが文章を生成できる時代だからこそ、
**“その文章が適切かどうかを判断する力”**がより重要になってきています。

また、ビジネスライティングは単なる文章技術ではなく、

・相手目線で考える
・情報を整理する
・誤解なく伝える

といった、仕事を進める上での基礎力とも深く関わっています。

実践を重視した「ビジネスライティング研修」

こうした背景を踏まえ、ある企業様では、
ビジネスライティングに特化した１日研修を実施しました。

本研修では、単なる座学だけではなく、

・ケースに応じたメール作成
・社内・社外での表現の使い分け
・実際に送信することを想定した演習

など、実践形式を多く取り入れています。

また、

・読み手目線で考える
・伝えたい内容を整理する
・分かりやすい構成でまとめる

といった、「書く前の考え方」にも重点を置き、
配属後すぐに実践できる内容として設計されています。

研修のねらい

１．ビジネス文書の基本を理解し、見やすく伝わりやすい文書作成スキルを学ぶ
２．伝えたい情報を整理し、相手に簡潔明瞭に伝える力を身につける
３．ビジネスメールの基本マナーを理解し、効率的なメール作成のポイントを習得する

プログラム概要

【オリエンテーション】

【ビジネスコミュニケーションとは】

・ビジネスライティングとは
・ビジネスにおける文書の種類

【ビジネスライティングの基本】

・伝えたいことを明確にする
・読み手目線（相手目線）を大切にする

【ビジネス文書の構成】

・ビジネス文書の構成要素
・ビジネス文書の例

【ビジネス文書の作成方法】

・情報・要素を洗い出す
・展開パターン・フレームで伝え方を考える
・ピラミッドストラクチャー・ロジックツリーを活用する
・タイトルは最後に再考し工夫する

【ビジネス文章の作成方法】

・分かりやすい文章のポイント
・読みやすい文章のポイント

【ビジネスeメールのポイント】

・ビジネスeメール（メール）とは
・社外メールと社内メールの違い
・メール送信前のチェックポイント

【議事録作成のポイント】

・議事録とは
・議事録の例

【日報・研修報告書のポイント】

・日報を作成する際のポイント
・研修報告書を作成する際のポイント

【まとめ】

参加者の声

・「ひな形だけでなく、相手との距離感に応じた使い分けを学べた」
・「正しい言葉遣いや表現を整理でき、有意義だった」
・「社内メールと社外メールの違いを理解できた」
・「“相手がどう受け取るか”を意識する重要性に気づいた」

本事例から見えてくること

現在の若手育成においては、単に「文章を書くスキル」を教えるだけでは十分ではありません。

重要なのは、

・相手にどう伝わるか
・何を優先して整理するか
・どのような表現が適切か

といった、“考えながら伝える力”を育てることです。

AIによって文章作成のハードルは下がりましたが、
その内容を適切に判断し、相手や状況に応じて使い分ける力は、今後さらに重要になると考えられます。

おわりに

ビジネスライティングは、単なるマナー教育ではなく、
「仕事を進めるための基礎力」を育成するテーマでもあります。

特に現在は、

・メール
・チャット
・議事録
・日報

など、“文章を通じて仕事を進める場面”が以前以上に増えています。

だからこそ今、
新入社員研修の中で改めてビジネスライティングを見直す企業が増えているのかもしれません。

本事例が、今後の新入社員育成やコミュニケーション教育を考える一助となれば幸いです。